KLAUZULA INFORMACYJNA 

PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

„COMBROS” ORZECHOWSCY SPÓŁKA JAWNA

Szanowni Państwo,

ochrona danych osobowych jest jednym z najważniejszych zagadnień w naszej firmie. Dokładamy wszelkich starań aby powierzone przez Państwa dane były należycie chronione oraz wykorzystywane tylko w określonych celach, dlatego prosimy o zapoznanie się z dalszą treścią klauzuli informacyjnej.

1. Kogo dotyczy klauzula informacyjna?

Niniejsza klauzula informacyjna dotyczy każdego Klientów / Kontrahentów / Współpracowników (zwanych w dalszej części również „Stroną”) oraz osób od których zbierane są dane osobowe w związku z realizacją konkretnych celów przez „COMBROS” Orzechowscy Spółka Jawna (zwanego dalej „COMBROS” lub „Administratorem”), to jest: Osób Fizycznych, Przedsiębiorców oraz Państwa pracowników i współpracowników, których dane zostały lub zostaną nam przekazane.

2. Kto przetwarza dane osobowe?

Administratorem udostępnionych danych osobowych (czyli podmiotem przetwarzającym dane) jest „COMBROS” Orzechowscy Spółka Jawna, 31-589 Kraków, zarejestrowany w

Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia, Wydział XI Gospodarczy, Rejestr przedsiębiorców pod nr KRS: 0000324834, NIP: 6791314665 oraz podmioty, którym COMBROS powierzył przetwarzanie danych osobowych umową powierzenia przetwarzania danych osobowych, w szczególności dostawcy systemów informatycznych, księgowych, a także podmioty upoważnione do odbioru danych na podstawie przepisów prawa.

 3. Kto odpowiada za ochronę danych w COMBROS?

Osobą odpowiedzialną za sprawowanie kontroli nad ochroną danych osobowych w Combros jest Inspektor Ochrony Danych Bartłomiej Orzechowski. 

Kontakt z Inspektorem ochrony danych możliwy jest:

• w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 – 15.00, pod nr telefonu 126802769;
• pisemnie na adres e-mail: inspektorod@combros.pl;
• pisemnie na adres korespondencyjny: Inspektor Ochrony Danych „COMBROS” Orzechowscy Spółka Jawna, 31-589 Kraków, ul. Sołtysowska 12.

4. Kiedy następuje przekazanie danych osobowych?

Gdy zwracają się Państwo do COMBROS o:

• przygotowanie oferty
• wysyłacie nam zamówienie
• przygotowanie dokumentów do zawarcia współpracy np. umowy najmu, umowy sprzedaży, świadczenia usług itp., zleceń
• wykonania zleceń, robót, oferowania usług, sprzedaży produktów,
• obsługa procesów serwisu, reklamacji, odbioru, zdania  
• dochodzenia swoich roszczeń  
• prowadzenia działań marketingowo-reklamowych

to przekazujecie nam swoje dane (w przypadku osób fizycznych) a w przypadku przedsiębiorców także dane swoich pracowników i osób współpracujących.

5. Kto i w jaki sposób powinien być upoważniony do przekazania nam danych osobowych?

Od każdej osoby, która zwraca się do COMBROS w imieniu Klientów / Kontrahentów / Współpracowników wymagane jest posiadanie odpowiedniej zgody i upoważnienia do przetwarzania danych Strony, w imieniu której dane przetwarza i przekazuje. 

6. Dobrowolność wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Informujemy, iż przetwarzanie danych ma charakter dobrowolny, jednak nie wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych będzie uniemożliwiać, wykonanie celu, do którego udostępnienie danych jest konieczne.

7. W jakim celu COMBROS przetwarza dane osobowe? 

Możemy zbierać lub otrzymywać dane osobowe w wielu celach związanych z naszą działalnością gospodarczą.

7.1. W celu podjęcia działań zmierzających do przedstawienia oferty najmu, sprzedaży, świadczenia różnych usług lub współpracy w innym zakresie:

7.1.1 Kontakt - przez telefon, pocztę, email i/lub formularze.

7.1.1.1 W tym celu wykorzystujemy następujące dane:

• Imię i nazwisko
• Adres email
• Numer telefonu
• Informacje handlowe, w tym zapisy dotyczące mienia osobistego, produktów lub usług zakupionych, uzyskanych lub rozważanych

Podstawą, na której możemy przetwarzać te dane, jest:

Państwa dobrowolna zgoda na podstawie art. 6 ust 1 lit a RODO - Jest to niezbędne w celu wykonania umowy lub postępowania przygotowawczego związanego z umową, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.

7.1.2 Aby móc wypełnić zobowiązania prawne.

7.1.2.1 Na potrzeby zawarcia współpracy przez osoby fizyczne:

• Imię i nazwisko;
• Dokument publiczny ze zdjęciem potwierdzający tożsamość osoby (do okazania na oddziale);
• nr dowodu osobistego;
• nr PESEL;
• adres zamieszkania;
• Adres email;
• Numer telefonu;
• Informacje na temat lokalizacji dostawy, w tym pełny adres z podaniem kodu pocztowego, miejscowości, ulicy i numeru porządkowego lub nr ewidencyjnego nieruchomości;
• Podpis;
• Finansowe informacje, takie jak numer konta bankowego;
• Informacje handlowe, w tym zapisy dotyczące mienia osobistego, produktów lub usług zakupionych, uzyskanych lub rozważanych.

UWAGA: Zawarcie umowy najmu przez osoby fizyczne może być dokonane wyłącznie osobiście w jednym z Oddziałów Firmy. 

7.1.2.2 na potrzeby zawarcia współpracy przez Spółki cywilne:

• imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentowania / Wspólnik
• adres email
• Numer telefonu
• Informacje na temat lokalizacji dostawy, w tym pełny adres z podaniem kodu pocztowego, miejscowości, ulicy i numeru porządkowego lub nr ewidencyjnego nieruchomości
• Podpis
• oryginał umowy spółki cywilnej do wglądu
• Finansowe informacje, takie jak numer konta bankowego
• pozostałe dokumenty, potrzebne do zawarcia umowy, zostaną wygenerowane w ogólnodostępnych rejestrach (REGON, CEIDG,https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka)*
• Informacje handlowe, w tym zapisy dotyczące mienia osobistego, produktów lub usług zakupionych, uzyskanych lub rozważanych

* W sytuacji wystąpienia awarii, czasowego wyłączenia, któregokolwiek z ogólnodostępnych Rejestrów, skutkującego brakiem możliwości pobrania/wygenerowania dokumentów, podmiot zainteresowany zawarciem umowy najmu, zobowiązany jest dostarczyć/przesłać aktualny wydruk/skan takiego dokumentu.

7.1.2.3 Na potrzeby zawarcia współpracy przez Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (CEIDG) oraz podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), w tym Przedsiębiorców lub Stowarzyszenia, inne organizacje społ. i zawodowe, fundacje, ZOZ:

• imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentowania / Wspólnik
• adres email
• Numer telefonu
• Informacje na temat lokalizacji dostawy, w tym pełny adres z podaniem kodu pocztowego, miejscowości, ulicy i numeru porządkowego lub nr ewidencyjnego nieruchomości
• Podpis
• oryginał umowy spółki cywilnej do wglądu
• Finansowe informacje, takie jak numer konta bankowego
• dokumenty, potrzebne do zawarcia umowy, zostaną wygenerowane w ogólnodostępnych rejestrach (REGON, CEIDG, KRS, https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka)*
• Informacje handlowe, w tym zapisy dotyczące mienia osobistego, produktów lub usług zakupionych, uzyskanych lub rozważanych

* W sytuacji wystąpienia awarii, czasowego wyłączenia, któregokolwiek z ogólnodostępnych Rejestrów, skutkującego brakiem możliwości pobrania/wygenerowania dokumentów, podmiot zainteresowany zawarciem umowy najmu, zobowiązany jest dostarczyć/przesłać aktualny wydruk/skan takiego dokumentu.

Podstawą, na której możemy przetwarzać te dane, jest:

Państwa dobrowolna zgoda na podstawie art. 6 ust 1 lit a RODO - jest to niezbędne w celu wykonania umowy lub postępowania przygotowawczego związanego z umową, której stroną jest osoba, której dane dotyczą

7.2 W celu prowadzenia obsługi w trakcie realizacji umowy współpracy pomiędzy Państwem a „Combros”:

abyśmy mogli Państwu świadczyć szereg usług w trakcie trwania współpracy, np. w zakresie organizacji transportu, doradztwa technicznego, organizacyjnego, montażu, demontażu, przeglądów, reklamacji, itp.

Podstawa prawna art. 6 ust 1 lit b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do prawidłowego wykonania postanowień umownych.

7.3 W celu weryfikacji tożsamości osoby wyznaczonej przez Najemcę, upoważnionej do odbioru, zdania, przekazania przedmiotu najmu.

Po zawarciu umowy najmu, sprzedaży COMBROS umawia się na odbiór przedmiotu najmu/sprzedaży np. kontenerów, ogrodzenia przenośnego, płyt drogowych, wyposażenia itp. w określonym terminie i miejscu, przy czym przed dokonaniem odbioru wymagane jest przedstawienie przez Najemcę pisemnego upoważnienia z danymi osoby odbierającej przedmiot najmu/sprzedaży.

Przekazanie powyższych danych jest niezbędne dla sprawdzenia, czy osoba odbierająca lub zdająca zamówione przedmioty najmu (np. kontener) jest osobą upoważnioną i działającą w imieniu Najemcy.

Podstawa prawna: 

art. 6 ust 1 lit b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do prawidłowego wykonania postanowień umownych,

art. 6 ust 1 lit f RODO - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów 

7.4 W celu dokonywania rozliczeń, w tym wystawiania faktur oraz pozostałych dokumentów księgowych.

Podczas zawarcia umowy najmu jako Wynajmujący świadczymy usługi, na które wystawiamy faktury, noty, kompensaty oraz inne dokumenty księgowe.

Podstawa prawna:

art. 6 ust 1 lit b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do prawidłowego wykonania postanowień umownych,

art. 6 ust 1 lic c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze 

art. 6 ust 1 lit f RODO - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów 

7.5 W celu archiwizacji (przechowywania dokumentów).

a) Gdyby z jakichkolwiek przyczyn nie doszło do zawarcia umowy lub współpraca została zakończona - na podstawie zarchiwizowanych warunków oferty, w przyszłości będziemy w stanie zaproponować możliwie korzystne warunki współpracy;

b) Pomimo rozwiązania umowy, współpracy, zakończenia świadczenia usług, obowiązują nas przepisy o archiwizacji niektórych danych. Natomiast wszystkie dane, których podstawa przetwarzania i przechowywania wygaśnie, będą przez „Combros” usuwane;

c) Okres przechowywania Państwa danych osobowych zebranych przez „Combros” zależny jest od celu i charakteru przetwarzanych danych osobowych, tj.:

• okresu obowiązywania umowy o współpracę (np. umowy najmu);
• czasu potrzebnego do wyjaśnienia wniesionej reklamacji;
• do czasu zakończenia dochodzenia roszczeń / rozliczenia stron;
• na okres wymagany przepisami prawa, np. ustawy o rachunkowości, ustawy o VAT, kodeksu pracy itp.

Podstawa prawna:

art. 6 ust 1 lit b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do prawidłowego wykonania postanowień umownych,

art. 6 ust 1 lic c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze 

art. 6 ust 1 lit f RODO - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów  

7.6 W celu weryfikacji wiarygodności płatniczej.

Przedstawione przez Państwa dane osobowe wykorzystane będą przez okres niezbędny do

dokonania oceny wiarygodności płatniczej. Dotyczy to także danych uzyskanych przez „Combros” z innych źródeł, a jeśli zawierana jest z nami kolejna umowa – wystarczą dotychczas posiadane dane.

Podstawa prawna:

art. 6 ust 1 lit f RODO - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów  

7.7 W celu dochodzenia roszczeń.

Obejmuje ewentualne kierowanie monitów, korespondencji o charakterze ponaglającym, kierowanie sprawy do organów sądowych i egzekucyjnych, jak również możliwość oferowania i sprzedaży wierzytelności innemu podmiotowi.

Podstawa prawna:

art. 6 ust 1 lit f RODO - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów

8. Partnerzy, którym „COMBROS” Orzechowscy Spółka jawna powierza przetwarzane dane.

Partnerzy (podmioty przetwarzające dane na podstawie umowy powierzenia danych) współpracujący z COMBROS w zakresie usług: technicznych (np. obsługa, rozwój systemów i urządzeń informatycznych, strony internetowej), księgowości, transportu/spedycji, operatorzy pocztowi, archiwizacji i utylizacji dokumentów, platformie obrotu wierzytelności, wywiadowni finansowych.

9. Czy udostępnione dane będą przetwarzane i profilowane w sposób zautomatyzowany?

 

Państwa dane nie będą profilowane, tzn. nie zostaną zebrane informacje o kliencie na podstawie jego zachowań w sieci oraz nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, a jedynie poprzez świadome podejmowanie decyzji przez pracowników i partnerów „Combros”

10. Czy udostępniający dane osobowe mają prawo do kontrolowania  przetwarzania tych danych?

  Tak. Państwo, Wasi przedstawiciele i pracownicy mają prawo wglądu, korygowania, zmiany i całkowitego bądź częściowego usunięcia, swoich danych osobowych za wyjątkiem sytuacji, gdy realizowana jest umowa z COMBROS, a dane osobowe dotyczą jej bezpośrednio lub muszą być przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami, np. w celu archiwizacji lub gdy istnieje prawnie uzasadniony interes COMBROS, np. dochodzenia wierzytelności.

10.1 W związku z powyższym przysługuje Państwu prawo:

• żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych tylko w sytuacji, gdy ustanie stosunek realizacji umowy najmu, brak będzie słusznego interesu Administratora do ich przechowywania  a także ustanie prawny obowiązek ich archiwizacji,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, zgłoszenia naruszenia przetwarzania danych osobowych,
• przenoszenia danych na wyraźny pisemny wniosek osoby, której dane osobowe dotyczą, np. w zakresie zmiany podmiotu będącego Najemcą w relacjach umownych pomiędzy Administratorem danych,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

10.2 Jaki jest okres przechowywania przetwarzanych danych osobowych?

Okres przechowywania danych osobowych określamy według ustalonych obiektywnych kryteriów: do czasu rozwiązania umowy i zakończenia współpracy lub gdy po przedstawieniu oferty nie dojdzie do zawarcia umowy / współpracy, po ustaniu słusznego prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Po wskazanym wyżej okresie Państwa dane osobowe będą przechowywane przez czas, w którym przepisy prawa nakazują przechowanie danych lub przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń. 

10.3 Kiedy i jak mogę wnioskować do COMBROS o usunięcie lub ograniczenie przetwarzania swoich danych osobowych?

Aby usunąć swoje dane osobowe w „COMBROS” Orzechowscy Spółka jawna upewnij się czy spełniasz poniższe warunki:

• masz rozwiązaną / zakończoną umowę z „COMBROS” Orzechowscy Spółka jawna;
• zdałeś wszystkie przedmioty najmu wraz z wyposażeniem;
• nie prowadzisz rozmów na temat nowej oferty lub w innym charakterze współpracy;
• masz zerowe saldo przez pełne 5 lat fiskalnych w „COMBROS” Orzechowscy Spółka jawna;
• wobec dokumentów z Twoimi danymi nie jest prowadzone żadne postępowanie przez organy/instytucje publiczne, zobowiązujące do dalszego przechowywania tych danych z mocy prawa.

Jeżeli zakończyłeś współpracę i spełniasz powyższe warunki napisz do nas:

• pod adres email inspektorod@combros.pl;

lub

• pod adres korespondencyjny: Inspektor Ochrony Danych „COMBROS” Orzechowscy Spółka jawna, ul. Sołtysowska 12, 31-589 Kraków,

a usuniemy lub ograniczymy przetwarzanie Twoich danych osobowych w zależności od spełnienia powyższych warunków, tak szybko jak to będzie możliwe z poszanowaniem ograniczeń technicznych, pracowniczych i prawnych.

W razie jakichkolwiek pytań i wątpliwości możesz się z nami skontaktować w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach między 9.00 – 15.00
pod numerem telefonu 12 680 27 69

Pamiętaj, że jesteśmy zobligowani do przetwarzania (w tym przypadku do przechowywania) danych transakcyjnych przez okres co najmniej 5 lat fiskalnych, liczonych od początku roku, następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dokumentów dotyczą.

Nieodłącznymi elementami danych transakcyjnych są dokumenty współpracy takie jak umowa najmu, oferta najmu, dokumenty księgowe itp.

Podstawa prawna: art. 74 ustawy o rachunkowości (Dz.U.2023.120 t.j. z dnia 2023.01.16)

11. Miejsce przetwarzania danych.

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane na terenie UE i EOG. W związku jednak z tym, iż klientami COMBROS mogą być także podmioty posiadające siedzibę w państwach trzecich, Państwa dane osobowe mogą być przekazywane do podmiotów z państw trzecich, wyłącznie w ramach bieżącej współpracy. 

Niektóre dane mogą być w wyjątkowych przypadkach przekazywane odbiorcom  państw trzecich (US) oraz tych które nie są bezpieczne. W tym przypadku jednak zapewniamy, że istnieją odpowiednie gwarancje ochrony danych, np. poprzez wiążące wewnątrz-podmiotowe przepisy o ochronie danych, umowy powierzenia lub klauzule ochrony danych UE.